Office 365 – ein Ticketsystem in 30 Minuten bauen

TEIL 1 – die Idee zum Ticketsystem, die Anforderungen und das Zielbild

Die Idee – ein Ticketsystem mit Microsoft 365 (ehemals: Office 365)

Wir werde oft gefragt, wie Microsoft Teams funktioniert. Gemeint ist in der Regel die unmittelbare Kommunikation, wie zum Beispiel das Chatten mit Kolleg*innen oder Videokonferenzen mit dem Team. Selbst bin ich fasziniert von der starken Integration in Office 365. Heute erlaube ich mir die „Nerd-Brille“ aufzusetzen und einen kurzen Blick „unter die Haube“ von Microsoft 365 zu werfen. Die Idee ist die Abbildung eines minimalistischen Ticketsystems. Dieses soll mit Microsoft Teams, Microsoft Forms und Power Automate (ehemals Microsoft Flow) umgesetzt werden.

Dieser Beitrag verteilt sich auf 3 Teile:

Erster Teil – Die Idee zum Ticketsystem, die Anforderungen und das Zielbild. Dieser Teil.

Zweiter Teil – Das Webformular (Microsoft Forms) und der Aufgabenplan (Microsoft Planner).

Dritter Teil – Die Geschäftslogik (Power Automate), Zusammenfassung und Ausblick.

Warum ein Ticketsystem Mit Office 365? Wir erleben in Beratungsalltag oft die Forderung nach neuen Tools. Diese werden zur Abarbeitung von mehr oder weniger komplexen Aufgaben geplant. Oft genug zeigt sich, dass die Anforderungen bereits in ausgerollten Anwendungen erfüllt werden. Die Funktionalität ist also vorhanden, wird aber nicht genutzt.

Was ist, wenn Sie für ein kleines Projekt ein minimalistisches Ticketsystem benötigen? Reicht hierfür Ihr Office 365 (jetzt: Microsoft 365 aus?

Ich möchte mit diesem Beitrag gerne aufzeigen, dass innerhalb weniger Minuten ein minimalistisches Ticketsystem mittels mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) erstellt werden kann. Hierfür werden die Apps Microsoft Teams, Microsoft Forms, Power Automate (ehemals Flow) und Microsoft Planner verwendet.

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Die Anforderungen und Zielbild

Folgende Anforderungen wurden für das Ticketsystem erfasst.

  • A 1: Tickets werden von Personen aus der eigenen Organisation aufgenommen.
  • A 2: Ein Ticket beschreibt das Thema, also worum es geht. Es enthält eine kurze Beschreibung des Sachverhaltes sowie Priorität und das betroffene System.
  • A 3: Die angelegten Tickets werden je nach ausgewählten Themengebiet / betroffenem System den verantwortlichen Support-Mitarbeiter*innen zugewiesen.
  • A 3.1: Der Arbeitsbereich des Supports ist nur für Support-Mitarbeiter*innen zugänglich.
  • A 4: Die Antragstellenden bekommen eine Benachrichtigung sobald ihr Ticket gelöst ist.
    • A 4.1: Die Benachrichtigung soll über den Teams-Chat direkt an den / die  Ticket-Ersteller*in gerichtet werden.
    • A 4.2: Das im Support-Team interne Issue-Tracking wird ermöglicht.
  • A 5: Das System soll so einfach sein, dass es innerhalb von 30 Minuten nachgebaut werden kann. Lassen Sie uns im Kommentarbereich unten wissen, ob Sie erfolgreich waren bzw. wo es Probleme gibt.

Die Folgende Abbildung zeigt schematisch Architektur und Arbeitsfluss der Anwendung:

Ein mini Ticketsystem
Ein minimalistisches Ticketsystem Mit Backend für den Support und Anwenderkommunikation.

Weiter zu Teil 2 – das Webformular (Microsoft Forms) und der Aufgabenplan (Microsoft Planner)

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Support

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