automatischer rechnungseingangNutzen Sie die wertvollen Vorteile elektronischen Erfassung und Weiterverarbeitung ihre Eingangsrechnungen.
Ihre digitale Rechnungserfassung und -Verarbeitung.
In den Prozessen des rechnungseingangs sowie der Rechnungsjahr Bearbeitung liegen meist hohe Potenziale zur Optimierung. So können neben der eingesparten Zeit auch weitere Ressourcen gespart werden. Dies betrifft zum Beispiel Archivkosten; denn Nach einer geeigneten digitalen Archivierung kann (und muss) die Originalrechnung (Papier) vernichtet werden.
herausforderung
Die manuelle Erfassung von eingegangenen Rechnungen ist aufwändig und fehleranfällig. Insbesondere Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Eingangsrechnungen sehen sich dem Druck ausgesetzt die Prozesse der Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung (Prüfung, Buchung, Zahlung) zu digitalisieren und zu automatisieren. Zusätzlich müssen eingegangene Rechnungen nach §14b UStG ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist aufbewahrt werden.
lösung
Die GSD mbH stellt Ihnen für die beschriebene Herausforderung die Lösung des automatischen Rechnungseingangs bereit. Die Lösung berücksichtigt digital eingegangene Rechnungen (PDF), als auch in Papierform eingegangene Rechnungen. Hierbei werden moderne OCR Lösungen verwendet um den Inhalt der Rechnung zu erfassen und diesen als eingegangenes Dokument in Ihrem ERP System zu hinterlegen.
Im nächsten Schritt können mit Hilfe geeigneter Workflows die eingegangenen Rechnungen weiter verarbeitet werden. So können zum Beispiel wiederkehrende Rechnungen (z.B. Telefon) erkannt und direkt verbucht werden. Originalrechnungen in Papierform müssen nicht mehr aufgehoben werden.
ergebnis
Sie sind in der Lage ihre eingegangenen Rechnungen zu digitalisieren und automatisch weiter zu verarbeiten. Sie nutzten folgende Vorteile des digitalen Rechnungseingangs:
- Rechnungsdaten werden fehlerfrei und schnell erfasst.
- Summen in der Rechnung werden automatisch rechnerisch kontrolliert.
- Es erfolgt ein automatischer Abgleich mit vorliegenden Bestellungen.
- Ihr Papierarchiv entfällt.
- Rechnungen werden automatisch und revisionssicher digital archiviert.
- Zahlungsfristen und Skonto-Termine werden eingehalten.
- Informationen der Rechnung (Verbindlichkeit) stehen in Echtzeit zu Steuerung Ihres Unternehmens zur Verfügung.