{"id":3621,"date":"2024-02-16T10:41:52","date_gmt":"2024-02-16T09:41:52","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.3.55\/?p=3621"},"modified":"2024-02-23T10:52:53","modified_gmt":"2024-02-23T09:52:53","slug":"zeiterfassung-mit-microsoft-365-power-plattform","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/192.168.3.55\/zeiterfassung-mit-microsoft-365-power-plattform\/","title":{"rendered":"Zeiterfassung mit Microsoft 365 Power Plattform"},"content":{"rendered":"\n<h2>Teil 1 &#8211; Grundlegende Zeiterfassung \u00fcber ein einfaches Formular inkl. manueller Nachbearbeitung<\/h2>\n<p>Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es laut \u00a7 3 des Arbeitsschutzgesetzes ab sofort f\u00fcr alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. F\u00fcr Sie als Unternehmer bedeutet dies Handlungsbedarf, falls Sie noch kein System zur Zeiterfassung im Einsatz haben. Haben Sie Microsoft 365 im Einsatz? Dann bauen Sie sich doch Ihr eigenes einfaches Zeiterfassungssystem mit Komponenten der Power Plattform. Wir zeigen Ihnen wie. Der Artikelserie teilt sich in sechs Teile auf:<\/p>\n<ol>\n<li>Grundlegende Zeiterfassung \u00fcber ein einfaches Formular inkl. manueller Nachbearbeitung<\/li>\n<li>Erfassung von Pausen durch Mitarbeiter<\/li>\n<li>Auswertung der Arbeitszeiten und Warnsystem<\/li>\n<li>Zeiterfassung \u00fcber RFID-Token<\/li>\n<li>Zeiterfassung im ERP-System integriert<\/li>\n<li>Ausblick<\/li>\n<\/ol>\n<p>Sie sind an einer L\u00f6sung zur Zeiterfassung interessiert, haben aber nicht die Zeit oder Ressourcen dies in Ihrem Unternehmen umzusetzen? Kein Problem. Wir unterst\u00fctzen Sie. Kontaktieren Sie uns \u00fcber unser <a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/kontakt\/\">Kontaktformular<\/a>. Der erste Teil dieser dreiteiligen Serie soll die Entwicklung eines einfachen Zeiterfassungssystems mit Microsoft 365 zeigen. Hierf\u00fcr werden Im Kern drei Apps Verwendung finden: <a href=\"https:\/\/forms.office.com\/\">Microsoft Forms<\/a>, <a href=\"https:\/\/make.powerautomate.com\/\">Power Automate<\/a> und Sharepoint.<\/p>\n<h3>Die Komponenten der Zeiterfassung im \u00dcberblick<\/h3>\n<p>Im Kern der L\u00f6sung werden drei Komponenten bzw. Microsoft 365 Apps verwendet:<\/p>\n<ul>\n<li>Ein Formular, das mittels Microsoft Forms bereitgestellt wird.<\/li>\n<li>Eine Sharepoint-Liste, welche die Daten der Zeiterfassung h\u00e4lt.<\/li>\n<li>Ein Power Automate Flow, der die Daten des Formulars verarbeitet.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Das Formular zur Zeiterfassung<\/h3>\n<p>Das Formular f\u00fcr das Zeiterfassung besteht aus einer einfachen Frage: \u201eKommen oder gehen?\u201c im Sinne von wird die Arbeit begonnen oder beendet. Starten Sie hierf\u00fcr Microsoft Forms und legen Sie eine entsprechende Frage als Auswahlfrage an. Die einzigen zwei Optionen sind \u201ekommen\u201c und \u201egehen\u201c. Alternativ k\u00f6nnen Sie die Bezeichnung nach eigenen Bed\u00fcrfnissen anpassen. Markieren Sie die Frage als Erforderlich und Konfigurieren Sie das Formular so, dass Namen erfasst werden: &nbsp;<\/p>\n<figure id=\"attachment_3627\" aria-describedby=\"caption-attachment-3627\" style=\"width: 1557px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3627\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/Screenshot-2024-02-13-174542-1.png\" alt=\"Formular zur Zeiterfassung\" width=\"1557\" height=\"649\"><figcaption id=\"caption-attachment-3627\" class=\"wp-caption-text\">Microsoft Forms: Formular zur Zeiterfassung<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Die Sharepoint-Liste<\/h3>\n<p>Die Daten der Zeiterfassung werden in einer Sharepoint-Liste gespeichert. Im Folgenden werden die Spalten der Liste kurz erl\u00e4utert:<\/p>\n<ul>\n<li>\u201eTitel\u201c: Die Standardspalte \u201eTitel\u201c wird verwendet um eine eindeutige Referenz zu einem Mitarbeiter und einem Arbeitstag herzustellen. Z.B. vorname.nachname@domain.com20240202 als Hinweis auf Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters (Vorname, Nachname) am 02.02.2024<\/li>\n<li>\u201ekommen\u201c: Typ: Datum und Uhrzeit. Zeit einschlie\u00dfen: ja. In der Spalte \u201ekommen\u201c wird der Zeitpunkt des Arbeitsbeginns festgehalten.<\/li>\n<li>\u201egehen\u201c: Typ: Datum und Uhrzeit. Zeit einschlie\u00dfen: ja. In der Spalte \u201egehen\u201c wird der Zeitpunkt des Arbeitszeitendes fesgehalten.<\/li>\n<li>\u201eDauer\u201c: Typ Text. In der Spalte \u201eDauer\u201c wird die Dauer der Arbeitszeit (als String) im Format hh:mm:ss festgehalten.<\/li>\n<\/ul>\n<figure id=\"attachment_3626\" aria-describedby=\"caption-attachment-3626\" style=\"width: 796px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3626\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/Screenshot-2024-02-13-175606-1.png\" alt=\"Liste zur Zeiterfassung\" width=\"796\" height=\"215\"><figcaption id=\"caption-attachment-3626\" class=\"wp-caption-text\">Microsoft Sharepoint: Liste zur Zeiterfassung<\/figcaption><\/figure>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Der Flow<\/h3>\n<p>Der Microsoft Power Automate Flow zur Verarbeitung der Arbeitszeiten hat folgende Aufgaben:<\/p>\n<ul>\n<li>Abrufen der Formulardaten zur Zeiterfassung<\/li>\n<li>Anlegen einer neuen Zeile zur Zeiterfassung<\/li>\n<li>Abschluss und Berechnung der Zeiterfassung<\/li>\n<li>Information des Mitarbeiters und Bereitstellung des Zeiterfassungselements zur eventuellen manuellen Bearbeitung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Im Folgenden werden die Bestandteile des Flows kurz beschrieben:<\/p>\n<figure id=\"attachment_3629\" aria-describedby=\"caption-attachment-3629\" style=\"width: 690px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3629\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/Flow.jpg\" alt=\"Flow zur Zeiterfassung\" width=\"690\" height=\"999\"><figcaption id=\"caption-attachment-3629\" class=\"wp-caption-text\">Microsoft Power Automate: Flow zur Zeiterfassung<\/figcaption><\/figure>\n<ol>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ol>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ol>\n<li>\u201eBei \u00dcbermitteln einer neuen Antwort\u201c: Der Trigger wird ausgel\u00f6st, wenn das Formular zur Zeiterfassung \u00fcbermittelt wird. Entsprechend ist die Formular-ID in den Parametern auszuw\u00e4hlen<\/li>\n<li>\u201eAntwortdetails abrufen\u201c. Um alle Details der Formular\u00fcbermittlung (kommen oder gehen) zu beziehen ist diese Aktion notwendig. Als Ergebnis wird ein JSON-Objekt mit allen relevanten Informationen (responder, submitDate, Fragen\u2026) \u00fcbermittelt<\/li>\n<li>Bedingung kommen oder gehen: Als Bedingung wird das Ergebnis der Fragestellung aus dem Formular mit dem String \u201ekommen\u201c verglichen. D.h. f\u00fcr dieses Beispiel \u201eKommen oder gehen?\u201c (kann als dynamischer Inhalt gew\u00e4hlt werden) is equal to kommen, wobei is equal to als Dropdown w\u00e4hlbar ist.<\/li>\n<li>\u201eElement erstellen\u201c: Falls die Bedingung aus 3. erf\u00fcllt wurde (D.h. im Formular wurde \u201ekommen\u201c \u00fcbermittelt wird diese Aktion ausgef\u00fchrt. Konfigurieren Sie folgende Parameter\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>Websiteadresse: Die Sharepoint-Site, welche die Liste zur Zeiterfassung h\u00e4lt.<\/li>\n<li>Name der Liste: hier: Zeiterfassung<\/li>\n<li>Titel: \u201aresponders E-Mail\u2018 (Dynamischer Inhalt), Formel: <code>formatDateTime(utcNow(),'yyyyMMdd')<\/code>. Hierdurch wird im Titel die E-Mail-Adresse des Formularnutzers mit dem aktuellen Tagesdatum verkn\u00fcpft. Beim \u201egehen\u201c wird diese Zeichenfolge verwendet um das angelegte Element wiederzufinden und um abschlie\u00dfend die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln.<\/li>\n<li>Kommen: Formel: <code>utcNow()<\/code>.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Zugriff auf ein Element gew\u00e4hren: Diese Aktion gew\u00e4hrt dem \u00dcbermittler des Formulars Schreibrechte auf das Erstellte Element zur Zeiterfassung. So k\u00f6nnen im Bedarfsfall durch Anwender selbstst\u00e4ndig \u00c4nderungen an der Zeiterfassung vorgenommen werden. Konfigurieren Sie hierf\u00fcr folgende Parameter\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>Websiteadresse: Die Sharepoint-Site, welche die Liste zur Zeiterfassung h\u00e4lt.<\/li>\n<li>Name der Liste: hier: Zeiterfassung<\/li>\n<li>ID: ID des Listenelements, dass durch die Vorg\u00e4nger-Aktion \u201eElement erstellen\u201c erstellt wurde.<\/li>\n<li>Rollen: \u201eCan edit\u201c, um auch Schreibrechte auf das Element zu gew\u00e4hren.<\/li>\n<li>Empf\u00e4ngerbenachrichtigung. Yes. So wird der Empf\u00e4nger entsprechend \u00fcber die Freigabe (per E-Mail) benachrichtigt.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Elemente abrufen: Diese und alle folgenden Aktionen werden aufgerufen, wenn im Formular \u201egehen\u201c gew\u00e4hlt wurde (Vgl. auch Nr. 3). Die aktuelle Aufgabe soll das zuvor Erstellte Element (im \u201ekommen\u201c-Fall) wiederfinden. Konfigurieren Sie hierf\u00fcr folgende Parameter:\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>Websiteadresse: Die Sharepoint-Site, welche die Liste zur Zeiterfassung h\u00e4lt.<\/li>\n<li>Name der Liste: hier: Zeiterfassung<\/li>\n<li>Abfrage Filtern: Title eq \u201aresponders E-Mail (Dynamischer Inhalt) Funktion: <code>formatDateTime(utcNow(),'yyyyMMdd')<\/code> (Vgl. Nr. 4\/c). Durch diesen OData-Filter wird die Zeile des Anwenders gesucht, die mit dem aktuellen Datum verkn\u00fcpft ist (der \u201ekommen\u201c-Eintrag).<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Bedingung Eintrag kommen vorhanden: Diese Bedingung pr\u00fcft, ob durch die Vorg\u00e4nger-Aktion ein Element gefunden wurde. Geben Sie hierf\u00fcr folgenden Parameter ein: [Formel] is less than 1, wobei [Formel] folgender Formel entspricht: <code>outputs('Elemente_abrufen')?['body\/value'])<\/code>.<\/li>\n<li>Element erstellen: Wird aufgerufen, wenn die Bedingung der letzten Aktion erf\u00fcllt wird. D.h. wenn ein Element (der \u201ekommen\u201c-Eintrag ) gefunden wurde. Diese Aktion erstellt analog zu Nr. 4 ein Listenelement zur Zeiterfassung, nur, dass der Zeitstempel (utcNow()) f\u00fcr das Feld \u201eGehen\u201c eingetragen wird. Der Anwender wird im Anschluss dar\u00fcber informiert, dass das Kommen-Feld manuell nachzutragen ist.<\/li>\n<li>Zugriff auf ein Element gew\u00e4hren: Analog zu Nr. 5 wird der Zugriff auf das zuletzt erstellte Element gew\u00e4hrt. Abweichend zu Nr. 5 sollte hier \u00fcber die Nachricht der Anwender dar\u00fcber informiert werden, dass der \u201ekommen\u201c-Teil (Zeitpunkt) manuell nachgepflegt werden sollte.<\/li>\n<li>Element aktualisieren: Falls das \u201ekommen\u201c-Element gefunden wurde (Vgl. Nr. 7) wird dieses mit der \u201egehen\u201c-Zeit erg\u00e4nzt. Die Dauer der Zeiterfassung wird berechnet und mit im Sharepoint Listenelement gepeichert. Konfigurieren Sie hierf\u00fcr folgende Parameter:\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>Websiteadresse: Die Sharepoint-Site, welche die Liste zur Zeiterfassung h\u00e4lt.<\/li>\n<li>Name der Liste: hier: Zeiterfassung<\/li>\n<li>Gehen: Formel: <code>utcNow()<\/code><\/li>\n<li>Dauer: Formel: <code>dateDifference(outputs('Elemente_abrufen')?['body\/value'][0]['kommen'],utcNow())<\/code>.<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Demo<\/h3>\n<p>Folgendes Video zeigt ein kurzes Demo der bisher erstellten Funktionalit\u00e4t:<\/p>\n<p><video autoplay=\"autoplay\" loop=\"loop\" width=\"600\" height=\"auto\"> <source src=\"\/wp-content\/uploads\/ZeiterfassungDemoShort.mp4\" type=\"video\/mp4\"><\/video><\/p>\n<h3>Fazit<\/h3>\n<p>Haben Sie Microsoft 365 im Einsatz ist es ein Leichtes schnell ein einfaches System zur Zeiterfassung zu erstellen. Durch die modulare Architektur ist es m\u00f6glich schnell und einfach Zus\u00e4tzliche Komponenten in das Zeiterfassungssystem einzubinden. Denken Sie an die Auswertung von erfassten Zeiten mit managementgerechten Visuals mit Microsoft Power BI, die Erfassung von Zeiten per Power App oder gar Per Chat Bot (Power Virtual Agents). Erweitern Sie Ihr System um einfache Regeln um Warnungen bei Arbeitszeit\u00fcberschreitungen oder Unterschreitungen von gesetzlichen Pausenzeiten zu erm\u00f6glichen oder integrieren Sie Ihr Zeiterfassungssystem in Ihr bestehendes ERP-System.<br>Sie brauchen Unterst\u00fctzung bei der Erstellung oder Weiterentwicklung Ihres Zeiterfassungssystems? Kein Problem, kontaktieren Sie uns einfach \u00fcber unser Kontaktformular.<\/p>\n<p>Sie m\u00f6chten ein System zur Zeiterfassung operativ nutzen und ben\u00f6tigen Unterst\u00fctzung im Rahmen der Umsetzung oder Integration? Wir unterst\u00fctzen Sie gerne. Nutzen Sie unser <a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/kontakt\/\">Kontaktformular<\/a>.<\/p>\n<p>Dies ist eine Serie an Beitr\u00e4gen. Bleiben Sie auf dem Laufenden und abonnieren Sie unseren <a href=\"https:\/\/gsd-beratung.us21.list-manage.com\/subscribe?u=5dec4b8917e002f491fee9380&amp;id=4c273b4398\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Newsletter<\/a><\/p>\n<p>Mit besten Gr\u00fc\u00dfen,<\/p>\n<p>Jonas Kufner<\/p>\n<p>Projektmanager GSD mbH<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Teil 1 &#8211; Grundlegende Zeiterfassung \u00fcber ein einfaches Formular inkl. manueller Nachbearbeitung Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es laut \u00a7 3 des Arbeitsschutzgesetzes ab sofort f\u00fcr alle Unternehmen Pflicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ausnahmslos aufzuzeichnen. 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