{"id":3227,"date":"2021-02-18T14:41:57","date_gmt":"2021-02-18T13:41:57","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.3.48\/?p=3227"},"modified":"2023-06-28T11:00:05","modified_gmt":"2023-06-28T09:00:05","slug":"office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen-teil-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen-teil-2\/","title":{"rendered":"Office 365 \u2013 ein Ticketsystem in 30 Minuten bauen &#8211; Teil 2"},"content":{"rendered":"<section class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\r\n<h2>TEIL 2 \u2013 das Webformular (Microsoft Forms) und der Aufgabenplan (Microsoft Planner)<\/h2>\r\n<p>Im zweiten Teil des Beitrags m\u00f6chte ich Ihnen die Anlage des Webformulars und des Aufgabenplans aufzeigen. Das Webformular soll sp\u00e4ter zur Anlage neuer Tickets dienen. Der Aufgabenplan stellt sp\u00e4ter die den Arbeitsbereich f\u00fcr die Supportmitarbeiter bereit. Alle verwendeten Tools sind Bestandteil von Office 365.<\/p>\r\n<p><u>Dieser Beitrag verteilt sich auf 3 Teile:<\/u><\/p>\r\n<p><a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen\/\">Erster Teil \u2013 Die Idee zum Ticketsystem, die Anforderungen und das Zielbild.<\/a><\/p>\r\n<p>Zweiter Teil \u2013 Das Webformular (Microsoft Forms) und der Aufgabenplan (Microsoft Planner). Dieser Teil.<\/p>\r\n<p><a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen-teil-3\/\">Dritter Teil \u2013 Die Gesch\u00e4ftslogik (Power Automate), Zusammenfassung und Ausblick.<\/a><\/p>\r\n<p><a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/microsoft-365-ticketsystem\/\">Vierter Teil &#8211; Das Ticketsystem erweitern und verbessern<\/a><\/p>\r\n<p>Im ersten Teil des Beitrags wurden die Idee zum Ticketsystem mit Office 365 erl\u00e4utert, die Anforderungen definiert und ein Zielbild umrissen.<\/p>\r\n<p>Im zweiten Teil des Beitrags m\u00f6chte ich Ihnen die Anlage des Webformulars und des Aufgabenplans aufzeigen. Das Webformular soll sp\u00e4ter zur Anlage neuer Tickets dienen. Der Aufgabenplan stellt sp\u00e4ter die den Arbeitsbereich f\u00fcr die Supportmitarbeiter bereit.<\/p>\r\n<h3>Das Webformular (Microsoft Forms)<\/h3>\r\n<p>Zur Anlage der Tickets ben\u00f6tigen Ihre Anwender ein Formular mit den entsprechenden Feldern zur Anlage. Die App Microsoft Forms bringt alles mit um ein solches Formular ohne Code zu erstellen.<\/p>\r\n<p>Das Formular wird in <a href=\"https:\/\/forms.microsoft.com\/\">Microsoft Forms<\/a> angelegt. Klicken Sie hierf\u00fcr auf \u201eneues Formular\u201c, benennen Sie das Formular (hier: \u201eneues Ticket &#8211; Demo\u201c) und legen Sie folgende Fragen an:<\/p>\r\n<ul>\r\n<li>Textfeld \u201eWorum geht es (Stichwort)\u201c mit folgender Konfiguration: Lange Antwort: nein, Erforderlich: ja. Das Stichwort wird sp\u00e4ter als Titel f\u00fcr die Aufgabe im Support \u00fcbernommen.<\/li>\r\n<li>Textfeld \u201ekurze Beschreibung\u201c mit folgender Konfiguration: Lange Antwort: ja.<\/li>\r\n<li>Auswahl-Feld \u201ePriorit\u00e4t\u201c mit folgender Konfiguration: Erforderlich: ja. Optionen der Auswahl: \u201e9-Niedrig\u201c, \u201e7-Mittel\u201c, \u201c3-Wichtig\u201c, \u201e1-Dringend\u201c. Die Anlage der Aufgabe im Planner ben\u00f6tigt f\u00fcr die Priorit\u00e4t einen Integer-Wert (0 bis 10). Daher wird der Priorit\u00e4t im Formular eine Zahl vorangestellt. Der String (z.B. \u201e3-Wichtig\u201c) wird sp\u00e4ter in Power Automate zerlegt und in einen Integer (hier: 3) umgewandelt (Die Zuweisung der Integer-Werte ist dem Tooltip der entsprechenden Aufgabe in Power Automate \u201ePlanner &#8211; Eine Aufgabe erstllen\u201c zu entnehmen).<\/li>\r\n<li>Auswahl-Feld \u201eWas ist betroffen?\u201c mit folgender Konfiguration: Erforderlich: ja. Optionen der Auswahl: \u201eWebseite\u201c, \u201eERP\u201c, \u201eCRM\u201c. Die Idee hier ist f\u00fcr jedes Thema (Webseite, ERP oder CRM) die Aufgaben dem korrekten Ansprechpartner im Support zuzuweisen.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<p>Damit der Ticket-Ersteller im Ticketprozess bekannt bleibt ist es notwendig den Namen des Erstellers mit zu erfassen. Hierf\u00fcr muss in den Einstellungen die Option Namen erfassen aktiviert sein:<\/p>\r\n<figure id=\"attachment_3254\" aria-describedby=\"caption-attachment-3254\" style=\"width: 235px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\" wp-image-3254\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/Ticketsystem_Formular_Settings-164x300.webp\" alt=\"Einstellungen des Formulars. Aktivieren Sie Namen erfassen.\" width=\"235\" height=\"430\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-3254\" class=\"wp-caption-text\">Erfassen Sie den Namen des Ticket-Erstellers um diesen sp\u00e4ter referenzieren zu k\u00f6nnen.<\/figcaption><\/figure>\r\n<p>Das Formular ist nun fertig und bereit getestet zu werden. Ein Klick auf \u201eVorschau\u201c oben rechts startet das Formular. Sie k\u00f6nnen hier das Formular testen und im Reiter \u201eAntworten\u201c die Ergebnisse nachvollziehen.<\/p>\r\n<figure id=\"attachment_3255\" aria-describedby=\"caption-attachment-3255\" style=\"width: 358px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\" wp-image-3255\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/fertiges_Formular-218x300.webp\" alt=\"\" width=\"358\" height=\"493\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-3255\" class=\"wp-caption-text\">Inhalte des fertigen Formulars.<\/figcaption><\/figure>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n<p>[\/vc_column_text][vc_cta h2=&#8221;Suchen Sie ein Gespr\u00e4ch mit uns? Vereinbaren Sie einen Gespr\u00e4chstermin.&#8221; h2_font_container=&#8221;tag:h2|font_size:20px|text_align:left|color:%23000000|line_height:24px&#8221; h2_use_theme_fonts=&#8221;yes&#8221; shape=&#8221;square&#8221; style=&#8221;flat&#8221; add_button=&#8221;right&#8221; btn_title=&#8221;Self-Service Bot&#8221; btn_style=&#8221;flat&#8221; btn_color=&#8221;theme_style_2&#8243; btn_align=&#8221;right&#8221; btn_i_align=&#8221;right&#8221; btn_i_icon_fontawesome=&#8221;stm-nokia_outline&#8221; use_custom_fonts_h2=&#8221;true&#8221; btn_button_block=&#8221;true&#8221; btn_add_icon=&#8221;true&#8221; el_class=&#8221;third_bg_color&#8221; css=&#8221;.vc_custom_1681739508035{margin-right: 10px !important;margin-bottom: 0px !important;margin-left: 10px !important;}&#8221; btn_link=&#8221;url:http%3A%2F%2F192.168.3.55%2Fgezi-der-gsd-self-service-chatbot%2F|title:kontakt&#8221;][\/vc_cta][vc_column_text]<\/p>\r\n<h3>Der Aufgabenplan (Microsoft Planner)<\/h3>\r\n<p>Die angelegten Tickets sollen beim Supportteam in einem Arbeitsplan erscheinen. Dieser soll nur dem Support-Team selbst zur Verf\u00fcgung stehen (Vgl. Anforderung A 3.1 aus Teil 1). Nach Abschluss einer Aufgabe \/ eines Tickets soll der Ticket-Ersteller sp\u00e4ter \u00fcber den Status informiert werden. Microsoft Planner bietet alles, um einen einfachen Arbeitsplan f\u00fcr eine Office 365 Gruppe anzulegen.<\/p>\r\n<p>Da der Plan in ein Team eingebunden werden soll wird dieser direkt \u00fcber die Teams-Erweiterung f\u00fcr Planner angelegt. Dies ist erforderlich, da Plan und Team in der gleichen Gruppe verf\u00fcgbar sein m\u00fcssen.<\/p>\r\n<p>Den Plan in einen privaten Kanal zu integrieren funktioniert nicht, da der Planner in privaten Kan\u00e4len nicht unterst\u00fctzt wird (Vgl. <a href=\"https:\/\/docs.microsoft.com\/de-de\/microsoftteams\/private-channels#private-channel-limitations\">https:\/\/docs.microsoft.com\/de-de\/microsoftteams\/private-channels#private-channel-limitations<\/a>).<\/p>\r\n<p>Zur Anlage des Plans gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\r\n<ol>\r\n<li>Legen Sie ein neues (privates) Team in Microsoft Teams an (hier: ).<\/li>\r\n<li>F\u00fcgen Sie im Kanal (z.B. \u201eAllgemein\u201c) eine neue Registerkarte an (+ -Symbol) und w\u00e4hlen Sie \u201eTasks von Planner und To Do\u201c<\/li>\r\n<li>W\u00e4hlen Sie \u201eNeuen Plan erstellen\u201c und vergeben Sie einen Plan-Namen (hier: Tickets-Demo)<\/li>\r\n<li>Legen Sie einen neuen Plan an. Klick auf \u201eNeuer Plan\u201c oben links.<\/li>\r\n<li>Legen Sie neue Buckets an (Klick auf \u201eneuen Bucket hinzuf\u00fcgen\u201c, hier: \u201eWebseite\u201c, \u201eERP\u201c und \u201eCRM\u201c).<\/li>\r\n<\/ol>\r\n<figure id=\"attachment_3256\" aria-describedby=\"caption-attachment-3256\" style=\"width: 1020px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-3256 size-full\" src=\"http:\/\/192.168.3.55\/wp-content\/uploads\/fertiger_Aufgabenplan.webp\" alt=\"Der fertige Aufgabenplan mit den Buckets Webseite, ERP und CRM.\" width=\"1020\" height=\"225\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-3256\" class=\"wp-caption-text\">Inhalte des fertigen Aufgabenplans.<\/figcaption><\/figure>\r\n<p>Der Aufgabenplan ist nun fertig und bereit genutzt zu werden.<\/p>\r\n<p>Im dritten Teil des Beitrags werden die Komponenten (Formular und Aufgabenplan) mittels Power Automate verkn\u00fcpft.<\/p>\r\n<p>Um \u00fcber Aktualisierungen dieser Reihe in formiert zu werden folgen Sie uns auf <a href=\"https:\/\/twitter.com\/GSDmbH\">Twitter<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/company\/gsd-gesellschaft-f%C3%BCr-steuerung-und-digitalisierung-mbh\/\">LinkedIn<\/a> oder <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/channel\/UCvlEL0k2ntgJoj9KC2v4tFw\">YouTube<\/a>.<\/p>\r\n<p>Bei Fragen oder Anmerkungen nutzen Sie die Kommentarfunktion unten oder unser <a href=\"https:\/\/gsd-beratung.de\/kontakt\/\">Kontaktformular<\/a>.<\/p>\r\n<p><a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen\/\">Zur\u00fcck zu Teil 1<\/a> \u2013 Die Idee zum Ticketsystem mit Teams, Forms und Power Automate (ehemals Microsoft Flow).<\/p>\r\n<p><a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen-teil-3\/\">Weiter zu Teil 3<\/a> \u2013 Die Gesch\u00e4ftslogik, Zusammenfassung und Ausblick.<\/p>\r\n<p>Bei Fragen, Anregungen oder Feedback: Nutzen Sie unser <a href=\"https:\/\/gsd-beratung.de\/kontakt\/\">Kontaktformular<\/a>.<\/p>\r\n<p>Eine vollst\u00e4ndige Videoanleitung ist ab sofort in <a href=\"http:\/\/192.168.3.55\/office-365-ein-ticketsystem-in-30-minuten-bauen-teil-3\/\">Teil 3<\/a> verlinkt.<\/p>\r\n<h3>Support<\/h3>\r\n<p>Sie m\u00f6chten das Ticketsystem operativ einsetzen und ben\u00f6tigen Support? Wir bieten Ihnen gerne Unterst\u00fctzung an. Melden Sie sich hierf\u00fcr bitte \u00fcber unser <a href=\"https:\/\/gsd-beratung.de\/kontakt\/\">Kontaktformular<\/a> oder telefonisch <a href=\"tel:498519869050\">+49 851 9869050<\/a> bei uns.<\/p>\r\n\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row full_width=&#8221;stretch_row&#8221; el_class=&#8221;third_bg_color&#8221; css=&#8221;.vc_custom_1451889219674{margin-bottom: -60px !important;}&#8221;][vc_column][vc_cta h2=&#8221;Sie suchen Unterst\u00fctzung bei der Umsetzung Ihres Ticketsystems? Kontaktieren Sie uns!&#8221; h2_font_container=&#8221;tag:h2|font_size:20px|text_align:left|color:%23000000|line_height:24px&#8221; h2_use_theme_fonts=&#8221;yes&#8221; shape=&#8221;square&#8221; style=&#8221;flat&#8221; add_button=&#8221;right&#8221; btn_title=&#8221;Kontakt&#8221; btn_style=&#8221;flat&#8221; btn_color=&#8221;theme_style_2&#8243; btn_align=&#8221;right&#8221; btn_i_align=&#8221;right&#8221; btn_i_icon_fontawesome=&#8221;stm-nokia_outline&#8221; particles=&#8221;yes&#8221; use_custom_fonts_h2=&#8221;true&#8221; btn_button_block=&#8221;true&#8221; btn_add_icon=&#8221;true&#8221; el_class=&#8221;third_bg_color&#8221; css=&#8221;.vc_custom_1681739613222{margin-bottom: 0px !important;}&#8221; btn_link=&#8221;url:http%3A%2F%2F192.168.3.55%2Fkontakt%2F|title:kontakt&#8221;][\/vc_cta][\/vc_column][\/vc_row]<\/p><\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text] TEIL 2 \u2013 das Webformular (Microsoft Forms) und der Aufgabenplan (Microsoft Planner) Im zweiten Teil des Beitrags m\u00f6chte ich Ihnen die Anlage des Webformulars und des Aufgabenplans aufzeigen. 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